Verwerkersovereenkomst
Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van organiseerjeclub.nl en voldoet aan artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming.
1. Partijen
- Verwerkingsverantwoordelijke: de club die organiseerjeclub.nl gebruikt. De club bepaalt welke persoonsgegevens zij invoert en waarvoor.
- Verwerker: organiseerjeclub.nl, onderdeel van Motivait, de aanbieder van organiseerjeclub.nl. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de club.
2. Onderwerp en duur
Wij verwerken persoonsgegevens voor zover dat nodig is om organiseerjeclub.nl aan de club te leveren. Deze overeenkomst begint zodra de club akkoord gaat bij het aanmelden en loopt zolang de club het product gebruikt. Zij eindigt zodra de overeenkomst tussen de club en ons eindigt en de gegevens verwijderd zijn volgens artikel 12.
3. Aard en doel van de verwerking
Wij bewaren, tonen, wijzigen, exporteren en verwijderen gegevens op instructie van de club. Concreet gaat het om het bijhouden van sponsordossiers, het opstellen en laten ondertekenen van contracten, het versturen van e-mail namens de club, het bijhouden van facturatietermijnen, het vastleggen van vergaderingen en het maken van offertes en rapportages.
Wij gebruiken de gegevens van de club niet voor eigen doeleinden. De tellingen waarmee wij het product verbeteren bevatten geen persoonsgegevens.
4. Soorten gegevens en betrokkenen
Betrokkenen zijn:
- commissieleden en beheerders van de club;
- contactpersonen bij sponsoren;
- ondertekenaars van een contract.
Gegevens zijn:
- naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer;
- bedrijfsgegevens van de sponsor en notities bij een contactmoment;
- IP-adres, tijdstip en handtekening bij het ondertekenen van een contract;
- bestanden die de club zelf bij een dossier of een vergadering plaatst.
Neemt de club de bundel vergaderopname af, dan komen daar de geluidsopname van een vergadering en het uitgeschreven verslag bij. Daarin kunnen namen en uitspraken van aanwezigen staan.
Bijzondere persoonsgegevens en burgerservicenummers horen niet in het product thuis. Voert de club ze toch in, dan gebeurt dat op haar eigen verantwoordelijkheid.
5. Instructies
Wij verwerken de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de club. Deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en het gebruik van het product gelden als die instructie.
Verplicht een wet ons tot een verwerking waarvoor de club geen instructie heeft gegeven, dan melden wij dat vooraf aan de club, tenzij diezelfde wet die melding verbiedt.
Vinden wij dat een instructie in strijd is met de privacywetgeving, dan melden wij dat direct aan de club.
6. Geheimhouding
Iedereen die bij ons toegang heeft tot de gegevens van de club is tot geheimhouding verplicht. Wij geven alleen toegang aan mensen die die toegang nodig hebben voor hun werk, en niet langer dan nodig.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:
- de database dwingt per organisatie af welke rijen zichtbaar zijn, zodat een club nooit de gegevens van een andere club kan opvragen;
- alle verbindingen lopen over TLS;
- database en bestandsopslag staan in een datacentrum binnen de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland);
- van de database maken wij dagelijks een back-up;
- bestanden zijn alleen op te halen via een tijdelijke, ondertekende link;
- inloggen gaat met een eenmalige link per e-mail, zonder wachtwoorden;
- een commissielid dat op inactief staat verliest zijn toegang direct.
8. Subverwerkers
De club geeft ons toestemming om de subverwerkers in te schakelen die in de privacyverklaring staan, met de daar genoemde landen. Wij leggen hun dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan.
Willen wij een subverwerker toevoegen of vervangen, dan melden wij dat ten minste dertig dagen vooraf per e-mail aan de beheerders van de club. Maakt de club binnen die dertig dagen bezwaar, dan mag zij de overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.
9. Datalekken
Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan melden wij dat binnen 48 uur na ontdekking per e-mail aan de beheerders van de club. Die melding bevat, voor zover bekend: de aard van de inbreuk, de betrokken soorten gegevens, het geschatte aantal betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die wij hebben genomen.
De club bepaalt zelf of zij de inbreuk meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen. Wij helpen haar daarbij en leveren de informatie die zij daarvoor nodig heeft.
10. Bijstand bij rechten van betrokkenen
Krijgt de club een verzoek om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht, dan helpen wij haar dat verzoek uit te voeren. De beheerder kan de meeste verzoeken zelf in het product afhandelen; lukt dat niet, dan doen wij het op verzoek.
Komt zo'n verzoek rechtstreeks bij ons binnen, dan handelen wij het niet zelf af maar sturen wij het door naar de beheerders van de club.
Wij helpen de club ook bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, voor zover dat op onze verwerking slaat.
11. Audit
De club mag één keer per jaar laten controleren of wij ons aan deze overeenkomst houden, en daarnaast na een datalek dat haar gegevens raakt. Zij kondigt zo'n controle ten minste dertig dagen vooraf aan.
Wij leveren op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat wij ons aan artikel 28 van de AVG houden, waaronder de verklaringen van onze subverwerkers. De kosten van een controle door een externe deskundige draagt de club, tenzij uit de controle blijkt dat wij in gebreke waren.
12. Einde van de overeenkomst
Eindigt de overeenkomst, dan levert de club op verzoek een export van haar gegevens en verwijderen wij daarna alles.
Vraagt een beheerder de verwijdering van de club aan, dan verwijderen wij alle gegevens van die club 30 dagen na de aanvraag. Dat is ook de termijn waarbinnen de club de aanvraag nog kan intrekken. Na afloop verdwijnen de rijen in de database, de bestanden in de opslag en de klantgegevens bij de betaaldienstverlener.
Wij bewaren daarna alleen wat een wet ons voorschrijft te bewaren, zoals facturen gedurende zeven jaar.
13. Aanvaarding
De club aanvaardt deze overeenkomst door bij het aanmelden het vakje aan te vinken waarmee zij akkoord gaat met de algemene voorwaarden en met deze verwerkersovereenkomst. Wij leggen daarbij de versie van het document en het tijdstip van aanvaarding vast bij de organisatie.
Komt er een nieuwe versie, dan vragen wij bij de eerstvolgende inlog van een beheerder opnieuw om akkoord.
14. Contact
Vragen over deze overeenkomst stel je per e-mail aan info@motivait.nl.