Privacyverklaring organiseerjeclub

1. Wie verwerkt je gegevens

Motivait (KvK 42096339, Ds. C. Keersstraat 62, 8151 AC Lemelerveld) is de aanbieder van organiseerjeclub. Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens in en om het product worden verwerkt, waarom dat gebeurt en wat je rechten zijn.

Voor de gegevens die een club zelf invoert of laat ophalen — leden, ouders, vrijwilligers, teams, kantinediensten, sponsoren, contactpersonen, contracten, berichten en boekhouding — is de club de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wat wij daarbij wel en niet mogen, staat in de verwerkersovereenkomst. Heb je een vraag over je gegevens bij een club, stel die dan eerst aan die club. Voor de gegevens van onze eigen klantrelatie — wie een club aanmeldt, de abonnementen en de facturen — en voor de bezoekers van onze site zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Vragen stel je per e-mail aan info@motivait.nl.

2. Welke gegevens van wie

Gebruikers — iedereen die inlogt: beheerders, bestuurders, commissieleden, trainers, leden en ouders:

naam en e-mailadres, om in te loggen en om je aan te spreken;
een wachtwoord, als je dat instelt; wij slaan het alleen versleuteld op (als hash) en kunnen het niet terugzien;
je rollen, je commissies en je teams, en daarmee wat je mag;
het IP-adres en het tijdstip bij aanmelden en bij het ondertekenen van een contract, als bewijs van de handeling;
wat je in het product doet, voor zover dat in het logboek van het platform terechtkomt: de handeling, het tijdstip en het e-mailadres.

Leden, ouders en vrijwilligers — de mensen die een club in het product bijhoudt, zelf ingevoerd of uit een ledenbestand van Sportlink ingelezen:

naam, e-mailadres, telefoonnummer, relatiecode en lidsoort;
adres, postcode, woonplaats en geboortedatum. Die ziet alleen wie de ledenadministratie van de club doet en het lid zelf; andere leden zien naam, e-mailadres, telefoonnummer, lidsoort, rollen en commissies;
wie de ouder of verzorger van wie is;
de teams en de functie daarin, de kantinediensten, en wat iemand opgeeft over wanneer hij wel of niet kan;
de berichten die de club stuurt, en of ze gelezen zijn;
het apparaat waarop iemand pushberichten wil ontvangen, en een persoonlijke link voor zijn agenda.

Een ingelezen ledenbestand zelf bewaren wij niet: na het inlezen wissen wij de rijen, alleen de tellingen en eventuele fouten blijven als verslag staan.

Leden in de teamindeling — een club kan de indeling van haar teams laten ophalen uit de dataservice van Sportlink, met de sleutel die zij daar zelf voor heeft:

per speler, trainer en leider de relatiecode van Sportlink, de naam, het team en de functie daarin;
niet de geboortedatum, het adres, een e-mailadres, een telefoonnummer, het geslacht of een foto: die vragen wij bij de dataservice niet op en slaan wij daaruit niet op.

Wie nieuw is komt in zijn team te staan; een wissel, een vertrek of een andere functie wordt eerst door de ledenadministratie van de club bevestigd. Niemand krijgt hiervan een bericht. De club bepaalt of zij dit gebruikt.

Wie toegang vraagt tot een club laat naam, e-mailadres en een korte toelichting achter, en bevestigt dat eerst via een knop in zijn mailbox. Daarna ziet de ledenadministratie van die club het verzoek en beslist zij.

Wedstrijden — uit de dataservice van Sportlink halen wij per wedstrijd ook de naam van de scheidsrechter en de kleedkamers op. Die staan bij de wedstrijden in het product en op het wedstrijdscherm in de kantine; de naam van een afgeschermde scheidsrechter tonen wij nooit.

Boekhouding — koppelt een club Exact Online, dan halen wij daaruit de rekeningen, de saldi, de begroting en de verkoopfacturen op, met de naam van de debiteur. Die ziet alleen wie bij de club de financiën mag inzien. De sleutels voor die koppeling slaan wij versleuteld op.

Sponsorcontacten — de mensen bij de sponsor, zoals de club ze invoert:

naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer;
de bedrijfsgegevens van de sponsor en de notities die de club bij een contactmoment schrijft.

De club bepaalt wat zij hier invult. Wij vragen deze gegevens niet zelf op.

Ondertekenaars — wie een contract digitaal ondertekent:

naam en e-mailadres;
het IP-adres en het tijdstip van ondertekenen;
de getekende handtekening en het ondertekende document.

Vertrouwenspersonen — wie een club aanwijst als aanspreekpunt bij ongewenst gedrag:

naam, een korte tekst, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel een foto, zoals de club ze invoert.

De leden van de club zien deze gegevens. Een club kan daarnaast een openbare pagina over veilig sporten aanzetten, die iedereen zonder inloggen kan openen. De naam staat daar altijd op; telefoonnummer, e-mailadres en foto alleen als de club dat per persoon aanzet. De pagina is niet vindbaar via zoekmachines, tenzij de club daar zelf voor kiest. De club bepaalt wat zij hier invult en publiceert, en hoort dat met de vertrouwenspersoon af te stemmen. Wij vragen deze gegevens niet zelf op.

Trainers en leiders op de website van de club — een club kan een eigen openbare website aanzetten, die iedereen zonder inloggen kan openen. Daar staan het wedstrijdprogramma, de teams met hun trainingstijden, de sponsoren en de activiteiten die de club voor de website aanvinkt, en wat de club er zelf op zet, zoals haar sponsorpakketten, clubkleding en mededelingen met een afbeelding; de club bepaalt welke onderdelen aanstaan. Een afbeelding die de club voor een openbare pagina uploadt, slaan wij op zonder de gegevens die een camera of telefoon erin zet, zoals het toestel, het tijdstip en de plek. Staan er herkenbare personen op, dan is de club verantwoordelijk voor hun toestemming, bij kinderen voor die van de ouders. Spelers staan er nooit op, ook niet bij de senioren. Bij een wedstrijd staan geen scheidsrechter en geen kleedkamers. Een trainer of leider staat er alleen met naam en functie, en alleen als de club dat per persoon aanzet. Hij ziet dat in zijn account en kan zijn naam daar zelf weghalen; dat geldt dan voor al zijn teams, en de club kan het niet terugdraaien. De site is niet vindbaar via zoekmachines, tenzij de club daar zelf voor kiest. Ze plaatst geen cookie en telt per dag alleen hoe vaak elke pagina bekeken is, zonder gegevens over de bezoeker.

Wie zich via de website van een club aanmeldt als lid — een club kan op haar website een aanmeldformulier aanzetten. Daarop vul je in voor wie je aanmeldt (jezelf of je kind; onder de zestien doet een ouder of verzorger dat), naam, geboortedatum, e-mailadres, eventueel een telefoonnummer, wat je wilt doen en een opmerking. Je bevestigt je aanmelding eerst via een knop in je mailbox; tot die tijd ziet de club niets. Daarna leest alleen de ledenadministratie van die club de aanmelding, om contact met je op te nemen; de club is daarvoor verantwoordelijk, wij bewaren de aanmelding alleen in haar opdracht. Een aanmelding maakt je niet vanzelf lid: dat regelt de club daarna zelf met je. Een niet-bevestigde aanmelding wissen wij na zeven dagen, een afgehandelde dertig dagen na de afhandeling.

Bezoekers van de site en de demo: wie de demo start krijgt een tijdelijke, anonieme sessie. Die sessie zelf draagt geen naam of e-mailadres; het adres dat je bij het openen achterlaat staat daar los van (zie hieronder). De demo-omgeving wordt elke nacht gewist. In de demo staan de helper met AI en de schrijfhulp aan — anders dan bij een echte club, die ze zelf aanzet — dus een vraag die je daar intypt gaat, nagelopen zoals in §4 beschreven, naar Anthropic in de Verenigde Staten; een bericht dat je daar laat verbeteren gaat er ongefilterd heen. De gegevens in de demo zijn verzonnen; typ er geen echte gegevens in.

Wie de demo opent laat een e-mailadres achter. Dat gebruiken wij om je een link te sturen waarmee je later terugkomt in de demo, en om je eventueel één keer te vragen hoe je het vond. We bewaren het adres, het gekozen profiel en wanneer je de demo gebruikte, tot twaalf maanden na je laatste bezoek. Wil je het eerder weg, mail ons dan.

Wie via de voorpagina een vraag stelt laat naam, e-mailadres, eventueel een clubnaam en de vraag zelf achter. Die gaan naar ons eigen postvak en wij antwoorden per mail. We bewaren de vraag tot ze is beantwoord en daarna nog twaalf maanden, zodat we een vervolgvraag kunnen plaatsen; een nachtelijke ronde verwijdert oudere vragen vanzelf.

Wie "Houd me op de hoogte" invult laat alleen een e-mailadres achter en bevestigt dat eerst via een knop in zijn mailbox; zonder bevestiging wissen wij het adres na zeven dagen. Een bevestigd adres bewaren we tot je je afmeldt. We mailen pas als er iets te melden is, en niet eerder. Afmelden kan altijd door te antwoorden op zo'n mail; een afmeldlink komt er bij de eerste mailing.

3. Waarvoor we ze gebruiken en op welke grondslag

Het leveren van de dienst aan de club, ook het versturen van berichten en pushberichten aan haar leden: uitvoering van de overeenkomst.
Inloggen en toegang bewaken: uitvoering van de overeenkomst.
Het versturen van contract-, herinnerings- en onboardingmail: uitvoering van de overeenkomst.
Het vastleggen van IP-adres en tijdstip bij ondertekenen: gerechtvaardigd belang, namelijk kunnen aantonen dat en wanneer er getekend is.
Facturatie en boekhouding: wettelijke verplichting.
Het tellen van aanmeldingen, voltooide intakes en opzegredenen om het product te verbeteren: gerechtvaardigd belang. In die tellingen staan geen persoonsgegevens, alleen aantallen, redenen en verwijzingen.
Het beantwoorden van een vraag aan de helper in het product: uitvoering van de overeenkomst. Staat de helper met AI aan (zie hieronder), dan gaat de getypte vraag daarvoor naar Anthropic.
Het herschrijven van een bericht met de schrijfhulp: uitvoering van de overeenkomst. Staat de schrijfhulp aan, dan gaat de getypte tekst daarvoor naar Anthropic.

Wij gebruiken je gegevens niet voor reclame en verkopen ze niet door.

4. Wie we inschakelen

Om de dienst te leveren schakelen wij deze partijen in. Elk van hen verwerkt alleen wat voor zijn taak nodig is, op grond van een verwerkersovereenkomst.

Supabase (database, inloggen en bestandsopslag) — servers in Frankfurt, Duitsland.
Vercel (hosting van de toepassing) — verwerking binnen de Europese Unie, moederbedrijf in de Verenigde Staten.
Mollie (incasso en betalingen) — Nederland.
Resend (het versturen van e-mail) — servers in Ierland.
De pushdienst van je browser of telefoon (Apple, Google of Mozilla) — alleen als je pushberichten aanzet. Die dienst bezorgt de titel en de tekst van een bericht versleuteld op je apparaat.
AssemblyAI (het uitschrijven van een vergaderopname) — alleen als de club de bundel vergaderopname afneemt.
Anthropic (het samenvatten van een uitgeschreven vergadering tot actiepunten) — alleen als de club de bundel vergaderopname afneemt.
Anthropic (het beantwoorden van een vraag aan de helper in het product) — alleen als de club de helper met AI aanzet onder Beheer → Club. Elke club begint met de helper zonder AI; dan gaat er niets naar Anthropic. In de demo staat hij wél aan; zie §2 en verderop in deze paragraaf.
Anthropic (het herschrijven van een bericht met de schrijfhulp) — alleen als de club de schrijfhulp aanzet onder Beheer → Berichten → Schrijfstijl. Elke club begint zonder. In de demo staat hij aan.

De dataservice van Sportlink en Exact Online zijn geen partijen die wij inschakelen, maar diensten van de club zelf: zij koppelt ze met haar eigen sleutel, en wij halen er in haar opdracht gegevens op.

AssemblyAI en Anthropic verwerken gegevens buiten de Europese Unie. Neemt een club de bundel vergaderopname niet af en staan de helper met AI en de schrijfhulp uit, dan gaat er geen enkel gegeven naar die partijen. Wijzigt deze lijst, dan melden wij dat dertig dagen vooraf.

Wat er naar de helper gaat, en wat niet. Staat de helper met AI aan, dan gaat er bij elke vraag iets naar Anthropic in de Verenigde Staten. Wij onderscheiden daarbij twee dingen, omdat er voor allebei iets anders geldt.

*Wat ons systeem zelf meestuurt.* Dat is: de uitleg van het product, of de vrager beheerder, commissielid, trainer of lid is, wat hij per gebied mag, het welke onderdelen de club gebruikt en het soort scherm waar hij staat — bijvoorbeeld "een sponsordossier", nooit het adres van een bepaald dossier, en alleen een scherm dat het product zelf kent. Hier geldt "nooit" zonder uitzondering: wij sturen niet de naam van de club, geen namen van leden, sponsoren of contactpersonen, geen e-mailadressen, adressen, geboortedata, bedragen of documenten, en de inhoud van geen enkel veld. De helper heeft geen toegang tot de database en de bestandsopslag; er is geen weg waarlangs een naam, een contract of een notulen bij Anthropic kan komen.

*Wat de gebruiker zelf intypt.* Dat gaat wél mee — het is zijn vraag. Vóór de vraag ons systeem verlaat, halen wij er de patronen uit die wij betrouwbaar kunnen herkennen: e-mailadressen, telefoonnummers, IBAN's, postcodes, BSN-achtige nummers, datums in een geboortedatumvorm en lange cijferreeksen. Die vervangen wij door "[weggelaten]", in de gangbare schrijfwijzen. Namen en adressen kunnen wij niet herkennen, en daarom staat onder het invoerveld de vraag om ze niet in te typen. Typt iemand ze toch, dan gaan ze mee; de opdracht aan het model zegt dat het een naam niet herhaalt en er niets mee doet, maar dat is een instructie en geen garantie. Samen met de nieuwe vraag gaan hoogstens de drie voorgaande vragen van dezelfde gebruiker uit hetzelfde gesprek mee, als context, elk op dezelfde manier nagelopen. Antwoorden van de helper gaan niet terug.

*Bewaren.* Wij bewaren de vraag en het antwoord niet, ook niet in onze logboeken; wij tellen alleen hoeveel vragen iemand op een dag stelde, om een maximum per persoon, per club en per minuut te kunnen handhaven, en die tellingen ruimen wij na een week op. Bij de schrijfhulp tellen wij op dezelfde manier hoeveel voorstellen iemand vroeg, en ook die tellingen ruimen wij na een week op. De tekst die iemand de schrijfhulp laat verbeteren lopen wij, anders dan een vraag aan de helper, niet na op namen of nummers: die tekst is het bericht zelf, en van die tekst en van het voorstel bewaren wij niets. Anthropic bewaart het verkeer van zijn API zelf nog een beperkte periode om misbruik te kunnen opsporen; wij kunnen daar niet bij. Volgens de voorwaarden van Anthropic wordt dit verkeer niet gebruikt om modellen te trainen.

*In de demo staat de helper met AI aan.* Dat is een keuze van ons, niet van een club: de demo is er om te laten zien wat het product doet. Wat je in de demo intypt gaat dus, op dezelfde manier nagelopen, naar Anthropic. De gegevens die je in de demo ziet zijn verzonnen; typ er geen echte gegevens in.

5. Hoelang we ze bewaren

Gegevens van een club bewaren wij zolang de club het product gebruikt. Vraagt een beheerder verwijdering aan, dan wissen wij alles 30 dagen na die aanvraag definitief.
Facturen en de bijbehorende betaalgegevens bewaren wij zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft. Verwijderen wij een organisatie, dan gaan de facturen en de betaalgegevens die in het systeem staan mét die organisatie weg; de kopieën die wij als leverancier van diezelfde facturen hebben, houden wij buiten het systeem de volle zeven jaar voor de Belastingdienst. Download de facturen van je club daarom vóór je verwijdering aanvraagt, onder Beheer → Abonnement: in het systeem zijn ze daarna weg.
Het logboek van het platform — wie als beheerder van het platform welke handeling deed — bewaren wij zolang het platform draait. Wij ruimen het niet automatisch op: het is het spoor waarmee wij achteraf kunnen nagaan wat er met een organisatie gebeurd is. Aan persoonsgegevens staat er niet meer in dan het e-mailadres van de handelende beheerder.
De demo-omgeving wissen wij elke nacht, inclusief de anonieme sessies die ouder zijn dan een dag.
Een vergaderopname wissen wij zodra ze is uitgeschreven; het uitgeschreven verslag blijft staan tot de club het weghaalt of zelf wordt verwijderd.
Een verzoek om toegang tot een club blijft staan zolang de club bestaat, als verslag van wie er om toegang vroeg en wat de club besloot.
Een aanmelding via de website van een club: zeven dagen als je die niet bevestigt, en dertig dagen nadat de club haar heeft afgehandeld. Zolang de club nog geen contact met je had, blijft ze staan en herinneren wij de club eraan.

6. Je rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, op correctie ervan, op verwijdering, op beperking van de verwerking en op overdracht van je gegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Gaat het om gegevens die een club heeft ingevoerd, meld je dan bij de beheerder van die club: die bepaalt wat er met die gegevens gebeurt. Wij helpen de beheerder daarbij. Gaat het om je eigen inloggegevens, mail dan info@motivait.nl.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiliging

Alle verbindingen lopen over TLS.
De database dwingt per organisatie af wie welke rij mag zien; dat gebeurt in de database zelf en niet alleen in het scherm.
Inloggen gaat met een eenmalige link per e-mail, of met een wachtwoord van minstens tien tekens dat alleen als hash wordt opgeslagen. Een wachtwoord dat wij je per e-mail sturen, moet je bij de eerste inlog vervangen.
Bestanden staan in een afgeschermde opslag en zijn alleen via een tijdelijke, ondertekende link op te halen.
Van de database maken wij dagelijks een back-up.
Wie bij een club vertrekt, verliest zijn toegang zodra de beheerder hem op inactief zet.

8. Cookies

Wij plaatsen één soort cookie: de sessiecookie waarmee je ingelogd blijft. Die is noodzakelijk om het product te laten werken en daarvoor is geen toestemming nodig. Wij gebruiken geen analytics van derden, geen trackingpixels en geen advertentiecookies. De openbare pagina's van de site — ook de websites van de clubs — plaatsen helemaal geen cookie; daarom zie je hier geen cookiebanner.

Eén uitzondering: vult een club bij haar wedstrijdscherm een Instagram-account in, dan laadt dat scherm in de kantine een kader van Instagram. Instagram kan daarbij eigen cookies plaatsen in de browser van dat scherm; wij lezen die niet uit en het gaat om de browser van de club, niet om die van een bezoeker.

Wij tellen wel hoe vaak pagina's bekeken worden en vanaf welke website bezoekers komen, zonder cookie en zonder gegevens over jou op te slaan: per dag alleen een aantal per pagina, en van de verwijzende website alleen de naam (zoals google.com), nooit het adres of een zoekterm.

9. Contact

Motivait — info@motivait.nl. Wij reageren binnen vijf werkdagen.