Privacyverklaring organiseerjeclub.nl

1. Wie verwerkt je gegevens

organiseerjeclub.nl, onderdeel van Motivait is de aanbieder van organiseerjeclub.nl. Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens in en om het product worden verwerkt, waarom dat gebeurt en wat je rechten zijn.

Voor de gegevens die een club zelf invoert — sponsoren, contactpersonen, contractgegevens — is de club de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wat wij daarbij wel en niet mogen, staat in de verwerkersovereenkomst. Voor de gegevens van de beheerders zelf, zoals het e-mailadres waarmee ze inloggen, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Vragen stel je per e-mail aan info@motivait.nl.

2. Welke gegevens van wie

Beheerders en commissieleden — de mensen die met het product werken:

naam en e-mailadres, om in te loggen en om je aan te spreken;
de rol binnen de commissie;
het IP-adres en het tijdstip bij aanmelden en bij het ondertekenen van een contract, als bewijs van de handeling;
wat je in het product doet, voor zover dat in het logboek van het platform terechtkomt: de handeling, het tijdstip en het e-mailadres.

Sponsorcontacten — de mensen bij de sponsor, zoals de club ze invoert:

naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer;
de bedrijfsgegevens van de sponsor en de notities die de club bij een contactmoment schrijft.

De club bepaalt wat zij hier invult. Wij vragen deze gegevens niet zelf op.

Ondertekenaars — wie een contract digitaal ondertekent:

naam en e-mailadres;
het IP-adres en het tijdstip van ondertekenen;
de getekende handtekening en het ondertekende document.

Bezoekers van de site en de demo: wie de demo start krijgt een tijdelijke, anonieme sessie. Daar hangt geen naam of e-mailadres aan. De demo-omgeving wordt elke nacht gewist.

3. Waarvoor we ze gebruiken en op welke grondslag

Het leveren van de dienst aan de club: uitvoering van de overeenkomst.
Inloggen en toegang bewaken: uitvoering van de overeenkomst.
Het versturen van contract-, herinnerings- en onboardingmail: uitvoering van de overeenkomst.
Het vastleggen van IP-adres en tijdstip bij ondertekenen: gerechtvaardigd belang, namelijk kunnen aantonen dat en wanneer er getekend is.
Facturatie en boekhouding: wettelijke verplichting.
Het tellen van aanmeldingen, voltooide intakes en opzegredenen om het product te verbeteren: gerechtvaardigd belang. In die tellingen staan geen persoonsgegevens, alleen aantallen, redenen en verwijzingen.

Wij gebruiken je gegevens niet voor reclame en verkopen ze niet door.

4. Wie we inschakelen

Om de dienst te leveren schakelen wij deze partijen in. Elk van hen verwerkt alleen wat voor zijn taak nodig is, op grond van een verwerkersovereenkomst.

Supabase (database, inloggen en bestandsopslag) — servers in Frankfurt, Duitsland.
Vercel (hosting van de toepassing) — verwerking binnen de Europese Unie, moederbedrijf in de Verenigde Staten.
Mollie (incasso en betalingen) — Nederland.
Resend of een SMTP-dienst (het versturen van e-mail) — Europese Unie.
AssemblyAI (het uitschrijven van een vergaderopname) — alleen als de club de bundel vergaderopname afneemt.
Anthropic (het samenvatten van een uitgeschreven vergadering tot actiepunten) — alleen als de club de bundel vergaderopname afneemt.

De laatste twee verwerken opnames en transcripten buiten de Europese Unie. Neemt een club de bundel niet af, dan gaat er geen enkel gegeven naar die partijen. Wijzigt deze lijst, dan melden wij dat dertig dagen vooraf.

5. Hoelang we ze bewaren

Gegevens van een club bewaren wij zolang de club het product gebruikt. Vraagt een beheerder verwijdering aan, dan wissen wij alles 30 dagen na die aanvraag definitief.
Facturen en de bijbehorende betaalgegevens bewaren wij zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft. Verwijderen wij een organisatie, dan gaan de facturen en de betaalgegevens die in het systeem staan mét die organisatie weg; de kopieën die wij als leverancier van diezelfde facturen hebben, houden wij buiten het systeem de volle zeven jaar voor de Belastingdienst. Download de facturen van je club daarom vóór je verwijdering aanvraagt, onder Beheer → Abonnement: in het systeem zijn ze daarna weg.
Het logboek van het platform — wie als beheerder van het platform welke handeling deed — bewaren wij zolang het platform draait. Wij ruimen het niet automatisch op: het is het spoor waarmee wij achteraf kunnen nagaan wat er met een organisatie gebeurd is. Aan persoonsgegevens staat er niet meer in dan het e-mailadres van de handelende beheerder.
De demo-omgeving wissen wij elke nacht, inclusief de anonieme sessies die ouder zijn dan een dag.

6. Je rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, op correctie ervan, op verwijdering, op beperking van de verwerking en op overdracht van je gegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Gaat het om gegevens die een club heeft ingevoerd, meld je dan bij de beheerder van die club: die bepaalt wat er met die gegevens gebeurt. Wij helpen de beheerder daarbij. Gaat het om je eigen inloggegevens, mail dan info@motivait.nl.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiliging

Alle verbindingen lopen over TLS.
De database dwingt per organisatie af wie welke rij mag zien; dat gebeurt in de database zelf en niet alleen in het scherm.
Inloggen gaat met een eenmalige link per e-mail; er zijn geen wachtwoorden om te lekken.
Bestanden staan in een afgeschermde opslag en zijn alleen via een tijdelijke, ondertekende link op te halen.
Van de database maken wij dagelijks een back-up.
Wie bij een club vertrekt, verliest zijn toegang zodra de beheerder hem op inactief zet.

8. Cookies

Wij plaatsen één soort cookie: de sessiecookie waarmee je ingelogd blijft. Die is noodzakelijk om het product te laten werken en daarvoor is geen toestemming nodig. Wij gebruiken geen analytics van derden, geen trackingpixels en geen advertentiecookies. De openbare pagina's van de site plaatsen helemaal geen cookie; daarom zie je hier geen cookiebanner.

9. Contact

organiseerjeclub.nl, onderdeel van Motivait — info@motivait.nl. Wij reageren binnen vijf werkdagen.